Lectura automática de documentos

Pedidos, albaranes y facturas que entran solos en su sistema.

Lo que hoy llega por correo, audio o PDF y alguien reescribe a mano, convertido en datos dentro de su ERP.

Sin compromiso.

En muchas pymes el pedido no nace en el ERP. Llega en un correo con un PDF adjunto, en una nota de voz del cliente o en una foto de un albarán, y una persona lo reescribe en el sistema. Es un trabajo sin valor añadido, lento y propenso a errores de transcripción: una referencia mal copiada, una cantidad cambiada, un pedido que se queda sin teclear porque esa persona estaba de vacaciones.

Este servicio sustituye esa transcripción. Construimos el circuito que recoge el documento donde llega, extrae los datos que importan (cliente, referencias, cantidades, fechas, importes), los valida contra sus propios maestros y los deja cargados en su ERP o en la herramienta que ya utilice. Donde el documento es ambiguo, el sistema no adivina: lo marca y lo pasa a una persona.

La lectura de documentos usa técnicas de reconocimiento de texto y, cuando el formato es muy variable, modelos de lenguaje. Se emplean porque resuelven este problema concreto. Si para sus documentos basta una plantilla fija, usamos la plantilla.

Un ejemplo ilustrativo

Cómo se ve en una empresa.

Una distribuidora, supuesta para este ejemplo y no un cliente real, recibe pedidos de decenas de clientes por correo. Cada cliente usa su propio formato: unos adjuntan un PDF, otros pegan una tabla en el cuerpo del mensaje, otros mandan una foto de una hoja. Hoy una persona de administración los abre uno a uno y los teclea en el ERP.

Con el circuito implantado, el correo del buzón de pedidos se lee automáticamente. El sistema identifica al cliente por su dirección, extrae las líneas, comprueba que las referencias existen y que los precios coinciden con la tarifa, y crea el pedido en borrador. La persona de administración ya no teclea: revisa los pedidos marcados con alguna duda (una referencia desconocida, una cantidad fuera de lo habitual) y confirma el resto.

Qué entregamos

Un circuito de entrada para cada canal acordado: buzón de correo, carpeta de PDF, mensajes de voz.
La extracción de los campos que usted defina, validada contra sus clientes, artículos y tarifas.
La carga en su ERP, CRM o contabilidad mediante su interfaz, sin sustituirlos.
Una bandeja de excepciones para que una persona resuelva lo que el sistema no ve claro.
Un registro de cada documento procesado: qué llegó, qué se leyó, quién lo revisó y cuándo.
Documentación del funcionamiento y formación a quien lo va a usar.

Qué no hacemos

No eliminamos la revisión humana de los casos dudosos: un pedido mal interpretado cuesta más que uno revisado.
No prometemos una lectura perfecta de documentos ilegibles, manuscritos poco claros o audios con mucho ruido.
No cambiamos su ERP ni le pedimos que sus clientes cambien de formato.
No hacemos un proyecto de digitalización de archivo histórico, salvo que se acuerde aparte.

Cómo se mide

Horas, errores y euros, con sus datos.

Antes de implantar medimos con sus propios documentos, y después se mantiene la misma medición. Se miden estas cosas:

Cuántos documentos llegan al mes y cuánto tarda hoy cada uno en estar en el sistema.
Qué proporción de documentos se carga sin intervención y cuántos pasan a revisión.
Cuántos errores de datos se detectan antes y después, contados sobre una muestra real.
Horas de administración dedicadas a esta tarea, para expresar el efecto en horas y euros al año.

No publicamos cifras de ahorro genéricas: las que se muestren serán las medidas en su empresa.

Preguntas frecuentes.

¿Funciona con cualquier formato de pedido?

Con la mayoría, pero no con todos por igual. En el diagnóstico revisamos una muestra de sus documentos reales y le decimos qué parte se puede leer de forma fiable y cuál conviene dejar en revisión manual.

¿Qué ocurre si el sistema se equivoca?

Los datos dudosos se marcan y los revisa una persona antes de entrar en el ERP. Además queda registro de cada documento, de modo que un error se localiza y se corrige.

¿Hay que cambiar de ERP?

No. Se conecta con el que ya tiene mediante su interfaz o su importación de datos. Si su ERP no admite ninguna de las dos, se lo decimos en el diagnóstico.

¿Cuánto cuesta?

Depende del número de canales y de la variedad de documentos. Se presupone por separado tras el Diagnóstico Operativo, que es gratuito y no obliga a contratar nada después.

Otros servicios, sectores y guías

Empiece por saber cuánto le cuesta hoy este trabajo.

Una conversación de 30 minutos. Repasamos su operación de transporte en los cinco ejes del ODX y le damos una puntuación preliminar en esa misma llamada. Si el diagnóstico no tiene sentido en su caso, se lo diremos ahí.

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