Cuánto le cuesta a su empresa un proceso manual: cómo calcularlo

Los procesos manuales rara vez parecen caros porque su coste está repartido en minutos de muchas personas. Sumado, suele ser una de las mayores fugas de una pyme. Para decidir qué corregir primero, hay que ponerle número.

La fórmula base

Coste anual = tiempo por ejecución × número de ejecuciones al año × coste por hora de quien lo hace. Utilice el coste total para la empresa (salario más cargas), no el sueldo bruto.

Los cuatro costes que casi nadie cuenta

• Errores y correcciones: cada dato tecleado a mano tiene una probabilidad de error que luego hay que detectar y arreglar.
• Esperas: el tiempo que un pedido o una tarea espera a que alguien la recoja también es coste.
• Dependencia de personas: si solo una persona sabe hacerlo, una ausencia paraliza la operación.
• Oportunidad: las horas dedicadas a repetir tareas no se dedican a vender, mejorar o atender a clientes.

Ejemplo de cálculo

Un proceso de 30 minutos que se ejecuta 10 veces al día, 220 días laborables al año, hecho por alguien con un coste de 20 euros por hora, supone 30 min × 10 × 220 = 66.000 minutos, es decir, 1.100 horas y 22.000 euros al año. Es un ejemplo ilustrativo con cifras inventadas para mostrar el método; sustitúyalas por las de su empresa.

Qué hacer con el resultado

Ordene los procesos de mayor a menor coste y compárelos con el esfuerzo de corregirlos. Los que combinan coste alto y esfuerzo bajo son los primeros candidatos. El Diagnóstico Operativo de Norfera hace este cálculo por usted sobre su operación real.