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Procesos conectados

Que sus sistemas se hablen y el trabajo repetitivo deje de pasar por personas.

ERP, CRM, correo, contabilidad e informes conectados, sin copiar y pegar datos entre ellos.

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Sin compromiso.

Una pyme típica tiene varios sistemas que funcionan razonablemente bien por separado: un ERP, un CRM, una herramienta de contabilidad, el correo, hojas de cálculo. El problema aparece entre ellos. El dato se introduce en uno y alguien lo copia en otro, el informe de la semana se monta a mano cruzando exportaciones, y cada cierre de mes exige cuadrar cifras que deberían coincidir solas.

Este servicio conecta esos sistemas y automatiza lo que hay entre ellos. Cada integración tiene una fuente de verdad definida para cada dato, control de errores y un aviso cuando algo falla, para que no dependa de que una sola persona sepa cómo funciona.

Antes de automatizar un proceso lo revisamos. Automatizar un proceso mal diseñado solo hace que el error ocurra más rápido, así que primero se simplifica y después se conecta.

Un ejemplo ilustrativo

Cómo se ve en una empresa.

Una empresa de servicios, supuesta para este ejemplo, factura cada mes a partir de partes de trabajo. Hoy los partes llegan a una hoja de cálculo, alguien los cruza con las tarifas del CRM y después teclea las facturas en la herramienta de contabilidad. El cierre depende de esa persona y de que no se le escape ningún parte.

Con la integración, el parte entra una sola vez; el sistema lo cruza con la tarifa vigente, genera el borrador de factura en la contabilidad y avisa de los partes incompletos. Además, el informe mensual de facturación se genera solo con los mismos datos, de modo que ya no hay que reconstruirlo.

Qué entregamos

  • Un mapa de los flujos entre sus sistemas y la definición de la fuente de verdad de cada dato.
  • Las integraciones acordadas entre ERP, CRM, correo y contabilidad, con control de errores y reintentos.
  • Informes automáticos con las cifras que dirección revisa, generados desde los datos originales.
  • Avisos cuando una integración falla o un dato llega incompleto.
  • Un asistente de atención y citas por mensajería o voz, solo cuando el proceso lo pide, que se identifica siempre como asistente automático y deriva a una persona cuando no sabe resolver.
  • Documentación de cada automatización y formación para quien la mantiene.

Qué no hacemos

  • No sustituimos sus sistemas por otros: conectamos los que ya tiene.
  • No automatizamos un proceso que no esté claro; primero se aclara.
  • No instalamos un asistente de atención como reclamo comercial: solo donde hay un proceso repetitivo de consultas o citas que lo justifica.
  • No dejamos integraciones que solo entienda una persona: se documentan y se pueden mantener sin nosotros.

Cómo se mide

Horas, errores y euros, con sus datos.

Cada automatización se mide con la misma vara antes y después de implantarla:

  • Horas semanales que ocupaba la tarea y cuántas ocupa después.
  • Número de veces que el mismo dato se introducía y cuántas se introduce ahora.
  • Días que tarda el cierre de mes o de la tarea afectada.
  • Errores y correcciones registrados, contados sobre el mismo periodo antes y después.

No publicamos cifras de ahorro genéricas: las que se muestren serán las medidas en su empresa.

Preguntas frecuentes.

Somos una consultora de ingeniería operativa. Usamos IA cuando mejora un proceso concreto, por ejemplo para leer documentos de formato variable, y otras técnicas cuando son mejores. La herramienta se elige según el problema.

El sistema avisa y el dato afectado queda pendiente en lugar de perderse. Cada integración tiene un registro para localizar qué ocurrió y repetir la operación.

No. Resuelve las consultas repetitivas y las citas, avisa de que es un asistente automático y pasa a una persona todo lo que no sabe resolver.

Depende del número de sistemas y de la calidad de sus datos. El Diagnóstico Operativo, gratuito y de dos a tres semanas, termina con un plan priorizado y su coste.

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